Załatwiając indywidualne sprawy z zakresu administracji publicznej stosuje się postanowienia ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego ( tekst jednolity z 2000 r. Dz.U.Nr 98 poz. 1071 z późn. zm. ). Czynności biurowe i kancelaryjne uregulowane są postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz.U. Nr 112 poz.1319 z późn. zm. ). Indywidualne sprawy interesantów załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych. Wpływające sprawy rejestrowane są w dzienniku korespondencji znajdującym się w Sekretariacie Urzędu poprzez nadanie na korespondencji pieczęci i daty wpływu oraz wpisanie do rejestru pism pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru do pieczęci wpływu na korespondencji.
Referat Organizacyjno-Samorządowy prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz skarg zgłoszonych w czasie przyjęć interesantów przez burmistrza, sekretarza i kierowników referatów.
Korespondencja po naniesieniu na niej dyspozycji Burmistrza lub Sekretarza zostaje niezwłocznie skierowana do pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy.
Korespondencja do Rady Miejskiej przyjmowana jest do rejestru korespondencji w sekretariacie ( rejestr ogólny ) i niezwłocznie kierowana do biura rady miejskiej.
Referent po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), poprzedników w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu przypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
Pracownicy obsługujący interesantów udzielają niezbędnych informacji przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniają treść obowiązujących przepisów. W miarę możliwości rozstrzygają sprawę na miejscu a w pozostałych przypadkach określają termin załatwienia sprawy z uwzględnieniem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego
Korespondencja przekazywana jest odbiorcy przesyłką listową, faksem, na nośniku informatycznym lub pocztą elektroniczną.
Akta spraw przechowuje się w referatach i w archiwum zakładowym.

opr. Róża Koźlik.